Google Sheets में Mail Merge का उपयोग कैसे करें?

आज के इस आर्टिकल में हम आपको ये बताने जा रहे कि किस प्रकार आप Google Sheets में Mail Merge का इस्तेमाल कर सकते है। इसके अलावा हम आपकों ये भी बताएंगे कि किस प्रकार Google Sheets में Mail Merge काम करता है। तो चलिए बिना देर किए आज का आर्टिकल शुरू करते है।

किस प्रकार Mail Merge काम करता है?

Mail Merge किसी भी spreadsheet या डेटाबेस में मौजूद डेटा का इस्तेमाल करके ईमेल या डॉक्यूमेंट भेज सकता है। Mail Merge बनाने के लिए आपको ऐसे टेम्पलेट की आवश्यकता होती है जिसमें placeholders हो या फिर ऐसी Spreadsheet जो जिसमें placeholders को इन्सर्ट करने के लिए values हो। Spreadsheet में मौजूद वैल्यू के एक ईमेल टेम्पलेट के द्वारा merge होकर एक personalized ईमेल बनाती है।

Spreadsheet में Mail Merge का इस्तेमाल करने के लिए आपको Google Sheets की जानकारी होनी चाहिए, इसके अलावा आपको Apps Script और Basic Coding Concepts के बारें में थोड़ी बहुत जानकारी होनी चाहिए।  चलिए अब समझते है कि हम किस प्रकार से Spreadsheet में Mail Merge का इस्तेमाल करके Personalized Email भेज सकते है।

First Step:- सबसे पहले एक शीट बनाइये जिसमें ईमेल करने के लिए डेटा मौजूद हो।

• Spreadsheet में सबसे पहले आपको एक शीट बनानी होगी जिसमें आपका डेटा होगा और इसमें वो सभी जरूरी जानकारी होगी जो ईमेल टेम्पलेट के द्वारा अलग-अलग प्लेसेहोल्डर्स को भेजने के लिए चाहिए होती है।
• आपको यहां एक बात का ध्यान रखना है कि आप हर एक कॉलम के लिए अलग-अलग हैडर का इस्तेमाल करें क्योंकि आप ईमेल टेम्पलेट में इन वैल्यू का इस्तेमाल करेंगे।
• इस शीट में मौजूद जरूरी डेटा जैसेकि जिस व्यक्ति को आपको मेल भेजनी है उनका First Name, Last Name, ईमेल आईडी, लेटर का नाम और ईमेल का टॉपिक इत्यादि।

Second Step:- अब एक ऐसी शीट बनाइये जिसमें ईमेल मैसेज और उसका सब्जेक्ट हो

• एक नई शीट बनाइये और उसे Templates का नाम दीजिये।
• अब शीट में ईमेल सब्जेक्ट और ईमेल के मैटर को शीट में लिखिए। उदाहरण के तौर पर आप शीट के A2 Cell में आप ईमेल का सब्जेक्ट लिख दीजिये और A5 Cell में ईमेल का मैटर लिख दीजिए।
• अब प्लेसेहोल्डर्स का इस्तेमाल करके आप ये बता सकते है कि किस शीट से डेटा का इस्तेमाल करना है। किसी भी प्लेसहोल्डर का फॉरमेट ${<HEADER NAME>}} होता है जिसमें <HEADER NAME> उस column का हैडर होता है जिसमें से वैल्यू को हमें ईमेल में इन्सर्ट करनी होती है।
• आप चाहें तो प्लेसेहोल्डर्स को ईमेल के सब्जेक्ट और बॉडी के बीच में भी इस्तेमाल कर सकते है।

Step 3: एक ऐसी Apps Script तैयार कीजिये जिसमें आपकी शीट से डेटा read होने के बाद Mail Merge काम कर सकें और mail भेज सकें

Spreadsheet में mail merge का इस्तेमाल करने के लिए हमें कोड की आवश्यकता होती है, अगर इसके full code की बात की जाए तो ये काफी लंबे होते है और हर किसी की समझ में आसानी से नहीं आते है। किसी भी Apps Script में मुख्य रूप से चार फंक्शन आते है।

• getData()- इसके द्वारा आप किसी शीट के कंटेंट को Two-Dimensional array में बांट सकते है।
• renderTemplate()- एक टेम्पलेट और एक ऑब्जेक्ट को इनपुट रूप में लीजिये और प्लेसेहोल्डर्स को टेम्पलेट में वैल्यू को ऑब्जेक्ट से रिप्लेस कर दीजिए।
• rowsToObjects()- इससे Array of Rows को Array of Object में बदल देता है। इसके अलावा हर Row एक object बन जाती है जिसमें कॉलम header properties बन जाती है।
• sendEmails()- ये एक main function है और बाकी सभी functions के द्वारा personalized ईमेल बनाई और भेजी जाती है।

कोई कोड कैसे काम करता है?

किसी भी कोड को समझने के लिए सबसे पहले sendEmails() को समझना होगा क्योंकि यहीं से सारा काम शुरू होता है। sendEmails() सबसे पहले आता है क्योंकि ये टेम्पलेट्स शीट्स में से लेता है। इसके बाद डेटा शीट की सभी rows को array of objects में कन्वर्ट कर देता है। यहां हर row एक ऑब्जेक्ट बन जाती है।

Header Row में coloumn names का इस्तेमाल object बनाते समय प्रॉपर्टी names के रूप में होता है। अब इसके बाद पहला स्टेप Header Row को हटाना होता है, इन वैल्यू को प्रोपर्टी name के नाम से जाना जाता है। shift() array function array में से पहली आइटम हटा देती है और आइटम को वापिस कर देती है। इसके बाद हर row object में बदल जाती है और object एक array में जुड़ जाते है जिन्हें डेटा कहा जाता है।

Step 4- ईमेल भेजने के लिए Script को रन कीजिए

अब mail merge के menu में से आपको Play icon पर क्लिक करना होता है जिसके लिए आपको स्क्रिप्ट run करनी होती है और इसी के द्वारा आप ईमेल भेज सकते है। इसके लिए आपसे Authorize the Script करने के लिए कहा जायेगा। जब आप script को authorize कर देते है तो आपकी script चलने लगती है और आपकी ईमेल जाने लगती है।

Mail Merge एक काफी महत्वपूर्ण और लाभदायक concept है। वैसे तो किसी शीट के टेम्पलेट में डेटा को merging करने के लिए आपके सामने काफी तरीके है जिसके द्वारा आप अपने कंटेंट को personlaize कर सकते है।

• इसके लिए Google Docs में टेम्पलेट और Google Sheets में डेटा की मदद से Invoices से बना लीजिए।
• आप चाहें तो Printable Address Labels को अपने दोस्तों और रिश्तेदारों को हॉलिडे कार्ड भेजने के लिए बना सकते है।
• आप अपने विद्यार्थियों को Personailzed Quizzes भेजने के लिए आप इसको Google Docs में टेम्पलेट बना कर और Question Library को Google Sheets में बना कर सकते है।

Video Corner

निष्कर्ष

आज के इस आर्टिकल के द्वारा आपने आज ये सीखा कि किस प्रकार आप Mail Merge और Google Sheets का इस्तेमाल करके आप Personalized Email भेज सकते है।

• किसी भी Mail Merge में Spreadsheet का डेटा या Database की मदद से personalized emails और documents तैयार किये जाते है।
• Google Sheets में Mail Merge का इस्तेमाल करने के लिए आपको एक ऐसी Spreadsheet की जरूरत होगी जिसमें डेटा और टेम्पलेट होते है जिसको आप ईमेल के द्वारा भेजेंगे।

• इसमें आपको शीट में से जानकारी पड़ने के लिए Apps Script को लिखना सीखना होगा और फिर इस जानकारी को ईमेल के द्वारा भेजना सीखना होगा।